Se não está agendado, nunca vai ser feito

Se não está agendado, nunca vai ser feito

August 08, 2018

Quantas vezes já passaste a noite a criar/organizar a lista de coisas que tens de fazer no dia seguinte? Quantas conseguiste fazer no dia seguinte?

Se alguma vez fizeste uma lista, acredito que tenhas riscado da lista umas 3 tarefas assumindo que a lista tinha 10.

Espero que não te sintas muito mal com isso  pois pelo menos foste capaz parar para pensar e decidir quais são as coisas mais importantes que tens de fazer.

Apesar da tua boa intenção, o dia seguinte já estava destinado ao fracasso pois fazer só a lista de coisas que tens de fazer não é suficiente.

A lista de tarefas te diz o que tens que fazer, mas o que a maioria de nós falha é em colocar o detalhe sobre quanto tempo precisamos para realizar a tarefa e momento do dia vamos nos comprometer a fazer a tarefa.

Definir o tempo necessário para fazer uma tarefa.

“work expands so as to fill the time available for its completion” - Parkinson's Law

Segundo a lei de Parkirson na frase acima, o trabalho/tarefa sempre vai expandir-se para ocupar o tempo disponível.  Isso significa que enquanto não definirmos quanto tempo será dedicado para fazer uma tarefa, nunca a vamos terminar ou vamos levar muito tempo para a terminar.

Se tens que escrever um livro e nunca definires quanto tempo precisas/deves levar para escrever o livro, podes correr o risco de nunca terminar de o escrever.

Definir o tempo necessário para fazer uma tarefa

Mesmo depois de definir quanto tempo vamos levar para fazer uma tarefa, se não definirmos o momento em que vamos fazer, existem grandes chances de nunca fazermos a tarefa pois nós iremos perder no mar de outras coisas que consideramos mais importantes ou simplesmente distrações.

Quantas vezes já decidiste que vais  estudar Inglês todos os dias por 1 hora de tempo e não encontras tempo durante o dia?

Enquanto não fores capaz de  definir ou alocar tempo para esta actividade dias, semanas, vão passar sem que consigas encontrar tempo para um sessão sequer.

Como criar lista de tarefas que vão ser feitas

Como já podes imaginar a solução para o problema de fazer as tarefas que definimos consiste em simplesmente adicionar a informação sobre o tempo necessário e o momento que a tarefa que será feita.

Para estimar tempo necessário para fazer uma tarefa que depende completamente de mim( estudar, trabalhar num projeto, escrever) tento pensar em quantos blocos de 30 minutos de concentração vou precisar para realizar uma determinada tarefa.

Falo de blocos pois para tarefas que vão levar mais de 30 minutos e requerem muita concentração, é importante contar no tempo alocado um intervalo de 10 a 15 minutos entre os diferentes blocos para deixar a mente relaxar

Por exemplo, tenho alocados 70 minutos para escrever por dia  que estão divididos em 2 blocos em que o primeiro escrevo e o segundo faço apenas a revisão. Estes blocos estão separados por um intervalo de 10 minutos que deixo o computador e vou fazer uma caminhada ou beber um copo de água.

Para tarefas que não dependem completamente de ti, tente procurar saber sobre os detalhes. No caso de um encontro com alguém ou uma entidade procure saber quanto temo será preciso. 

No caso de tarefas como ir ao banco ,fazer compras ou procurar um servico publico faça estimativas sobre quanto tempo achas que vais precisar.

Depois de decidir quanto tempo vais levar para fazer uma determinada tarefa, tente perceber quais são as tarefas recorrentes que tens e aloque tempo para essas primeiro.

Por exemplo, se vais dedicar 1 hora de tempo para o ginásio todos os dias, comece por encontrar e definir o tempo para essa actividade primeiro.

Definir as actividades recorrentes vai ajudar-te a perceber quanto tempo tens para as outras actividades não recorrentes que vão aparecendo ao longo da semana.

Juntando todo o processo, vais continuar a fazer a lista de tarefas e a medida que vais escolhendo e dando prioridades às tarefas mais importantes que tens de fazer comece a atribuir blocos de tempo no calendário.

Recomendo o Google Calendars ou qualquer outra aplicação com calendário que possas ter acesso pelo teu computador e telemóvel.

Assumindo que tens todo o teu dia preenchido e devidamente organizado, a parte mais difícil vai ser seguir o calendário a risca e comprometer-se a não fazer nada que não foi agendado.

Isto é, se agendasse um encontro para fazer um trabalho da faculdade e um outro amigo teu chama-te para jogar game ou tomar uns copos, terás de ter a força de vontade e disciplina de dizer não pois era uma actividade não marcada.

Se realmente tens vontade de sair com os teus amigos, coloque esse "tarefa" na tua lista  e marque com os teus amigos um encontro com o tempo necessário e a data definida.

Marcar e antecipar este tipo de actividades de lazer vai ajudar-te a planificar melhor financeiramente e fazer com que te divirtas mais pois sabes que não deverias estar a fazer algo de diferente naquele momento.

Se achaste que este artigo te ajudou de uma forma ou pode ajudar a um amigo  com interesse neste tópico, fique a vontade para partilhar o link.

Se tens uma opinião ou pergunta sobre o tópico, deixe ficar o que pensa na secção de comentários abaixo.



Leave a comment